Jouw werk
De afdeling Office management is het dynamische middelpunt van onze organisatie. Van agenda’s, telefoondienst en meetings tot organisatie en beantwoorden van vragen: als officemanager regel je het en maak je verschil. In jouw werk ben jij voor het MT en collega’s de spin in het web. Je bent van veel zaken op de hoogte; je organiseert, verwijst en adviseert.
Jouw team is het visitekaartje van de organisatie; zowel intern als extern. In 2026 ontwikkelt het team van secretariaat naar Officemanagement; met een front- en backoffice. En jij wordt betrokken bij deze doorontwikkeling.
Hoe ziet dat er uit?
- Korte vragen worden door de Frontoffice efficiënter opgepakt en beantwoord, ondersteund door applicaties.
- Je verwijst je collega’s naar de juiste informatiebron of team.
- Bij de Backoffice is er meer tijd om inhoudelijke vragen te beantwoorden. Jouw team wordt nog duidelijker het verlengstuk van de afdelingen op ons kantoor in Houten (zoals ICT, HRM, Finance en Strategie Beleid en Kwaliteit) en blijft het MT ondersteunen.
Wat ga je doen?
- Je bent verantwoordelijk voor de secretariële werkzaamheden; onder andere van proactief agenda- en mailboxbeheer tot afhandeling van telefonische contacten en ontvangen van gasten.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van vragen of verwijst door bij specialistische vragen.
- Je werkt samen met twee topcollega’s in team Officemanagement, waarbij het team een gezamenlijke verantwoordelijkheid heeft én ieder eigen taken en verantwoordelijkheden heeft.
Onze collega gaat een ander team bij Ontmoeting versterken; kom jij ons team verrijken met jouw enthousiasme en ervaring?!
Jouw kwaliteiten
Als officemanager kan je snel schakelen, ben je resultaatgericht maar ook een verbinder. Jij bent als ‘spin in het web’ op de hoogte van allerlei zaken binnen de organisatie. Je bent enthousiast, houdt van uitdagingen en rust en overzicht creëren.
Deze kwaliteiten passen bij jou:
- proactief: je bent de manager of collega nét een stapje voor door te zorgen dat de informatie of afspraak al in beeld is voordat erom wordt gevraagd.
- flexibel en stressbestendig: Je kan goed schakelen tussen verschillende taken en kan prioriteiten stellen
- effectief communiceren: je kan zowel mondeling als schriftelijk de boodschap duidelijk overbrengen of zorgen voor een heldere vastlegging.
Jij:
- hebt een MBO(+) opleiding afgerond in een administratieve of secretariële richting (of veel ervaring opgedaan in de praktijk);
- hebt ervaring als managementsecretaresse, officemanager of medewerker frontoffice;
- beheerst het MS Office-pakket uitstekend.
Jouw motivatie
Je bent professioneel en ziet tegelijkertijd de meerwaarde van het werken bij Ontmoeting door bij te dragen aan onze missie. Je wilt graag je geloof in God handen en voeten geven. Je bent actief kerkelijk meelevend in een christelijke gemeente en stemt in met de christelijke visie van Ontmoeting zoals is verwoord in ons visiedocument.
